Umowa dostawy to jeden z najważniejszych dokumentów regulujących współpracę pomiędzy dostawcą a odbiorcą towarów. Jej właściwe przygotowanie chroni interesy obydwu stron oraz pozwala jasno ustalić warunki realizacji zamówienia. Na co zatem należy zwrócić uwagę podczas zawierania tego kontraktu?

Podstawy prawne i strony umowy

Umowa dostawy została uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 605 KC). W myśl tego przepisu przez umowę dostawy dostawca zobowiązuje się do wytworzenia rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku oraz do ich dostarczania częściami albo periodycznie, a odbiorca zobowiązuje się do odebrania tych rzeczy i do zapłacenia ceny. Jej stronami są zatem dostawca (osoba wykonująca i dostarczająca towary) oraz odbiorca (osoba zobowiązana do odbioru i zapłaty za towary). Odbiorca może mieć wpływ na produkcję rzeczy, które mają być dostarczone, np. poprzez nadzór lub przedstawianie wytycznych, lecz zakres tej kontroli powinien być sprecyzowany w umowie. Bywa tak, że odbiorca nie odpowiada za proces produkcji.

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego istnieje możliwość odstąpienia od umowy przez odbiorcę, jeśli dostawca rozpoczął produkcję z opóźnieniem i istnieje ryzyko niedotrzymania ustalonego terminu dostawy (art. 610 KC).

Forma umowy

Umowa dostawy dla celów dowodowych powinna mieć formę pisemną (art. 606 KC). Do umowy często dołącza się załączniki, definiujące szczegółową specyfikację techniczną czy metody realizacji. Celem takiej dokumentacji jest doprecyzowanie ogólnych zapisów i ochrona interesów kontrahentów.

Co powinna zawierać umowa dostawy?

Najważniejsze elementy, których nie może zabraknąć w umowie dostawy, to:

• data i miejsce zawarcia umowy,
• dane dostawcy i odbiorcy,
• dokładne określenie przedmiotu dostawy (co, w jakiej liczbie/ilości i jakości ma zostać dostarczone),
• terminy i miejsce realizacji dostawy,
• ustalona cena (oraz ewentualne transze),
• sposób oraz terminy płatności,
• odpowiedzialność stron, w tym kary umowne (opcjonalnie),
• mechanizm odstąpienia od umowy,
• metody rozwiązywania sporów,
• podpisy obydwu stron.

Dodatkowo warto opisać w umowie kwestie dotyczące materiałów używanych przy produkcji (kto je nabywa i jak są dostarczane oraz jakiej powinny być jakości).

Opakowania – zwrotne czy bezzwrotne?

Istotną kwestią są opakowania, w których dostarczany jest towar. Mogą to być bowiem opakowania zwrotne (niewliczane w cenę towaru – tu istotne jest uregulowanie sposobu ich rozliczenia i ewentualnej kaucji) albo bezzwrotne (zazwyczaj już uwzględnione w cenie towaru).

Prawidłowo skonstruowana umowa dostawy pozwala uniknąć nieporozumień oraz zapewnia bezpieczną realizację współpracy. Warto zadbać o szczegółowe zapisy dotyczące przedmiotu dostawy, odpowiedzialności stron, formy rozliczeń, sposobu dostarczania materiałów oraz kwestii dotyczących opakowań.